Bilişim teknolojilerinin en sık kullanıldığı alanlar bankacılık ve kamu sektörleridir. Bankacılık sektöründe birçok banka kendi sistemlerini kurdular ve sürekli yenilik arayışındalar. Peki kamu sektöründe durum nasıl diye baktığımızda, bankalar kadar iç açıcı olmadığını kolaylıkla görebiliyoruz. Bir kamu kurumuna gittiğinizde “sistemsel hata” diye adlandırılan o kadar çok sorunla karşılaşıyorsunuz ki, başlı başına kitap olabilecek hikayelerle doludur. Birkaç örnek verelim:
- Kimliğinizi kaybettiniz ve kaybettiğinizi farkettiğiniz gün yeni kimlik çıkardınız. Aradan 1-2 yıl geçti ve ehliyet aldınız. Ehliyeti alırken hiçbir sorun yaşamadınız. Ehliyeti aldıktan 1-2 yıl daha geçti ve araba aldınız. Emniyete işlemleri yaptırmaya gittiğinizde “sistemde böyle bir isim görünmüyor, bu kişi yaşamıyor” diye başlayan bir sorgulamayla karşı karşıya kalabilirsiniz.
- Yıllarca özel bir şirkette çalıştınız ve işten ayrıldınız. Çalıştığınız süre içinde sigortanız eksiksiz yattı. A kurumunda sigorta ile ilgili bir işlem yaptırmanız gerektiğinde “hala çalışıyorsunuz, bu işlemi yapamayız” cevabıyla karşılaşabileceğiniz gibi B kurumunda “siz hiç çalışmamışsınız ki” cevabıyla da karşılaşabilirsiniz. Hemen ardından bu durumu düzeltmek için kurum kurum dolaşmak zorunda kalabilirsiniz.
- Bir kamu kurumunda çalışıyorsunuz ve her ay doğal olarak maaşınızı alıyorsunuz. Her kamu kurumunda maaş birebir aynı hesaplanamayabiliyor. Aslına baktığınızda tutarın ve yapılması gereken kesintiler aynı olmasına rağmen maaşlar farklı çıkabiliyor. A kişisi X kurumunda 1000 lira maaş alırken B kişisi Y kurumunda 1003 lira maaş alabiliyor. Doğru hesabın hangisi olduğu durumuna göre ya devlet kişiye fazla maaş ödemiş oluyor ya da kişi az maaş oluyor.
Bunlar ilk aklıma gelen örnekler. Bunlara benzer, belki daha büyük sorun yaşanan onlarca hikayeniz olabilir. Bu yazıda bu durumların oluşma sebepleri ve çözümü hakkındaki düşüncelerimi sizinle paylaşacağım.
Kamu Kurumlarında Yaşanan Sistemsel Sorunların Sebepleri
Kurumlarda yaşanan bu sorunların birçok sebebi vardır. Bunlardan en önemlileri çalışanların mevzuata ve işleyişe hakim olmamaları, kurumlar arası entegrasyonlarda yaşanan sorunlar, hesapsal konular için her kurumun kendine has hesaplama yöntemlerinin olması diyebiliriz.
Çalışanların Mevzuata ve İşleyişe Hakim Olmamaları
Bir kurumda Bilgi İşlem birimi, kurumun en kilit noktasıdır. Çünkü Bilgi İşlem birimine aktarılacak her bilgi doğrudan son kullanıcının karşısına çıkacatır. Örneğin A biriminde bir mevzuat değişikliği oldu. A biriminden konuya ve nasıl işletileceğine hakim en az 2 kişi, Bilgi İşlem biriminde konuyla ilgili en az 2 kişi ile bazen sonu gelmeyen toplantılarla değişikliğin sisteme ve kullanıcılara nasıl yansıtılacağını görüşür, tartışırlar. Bu durum için 2 senaryo var.
Birincisi, A birimindeki kullanıcılar mevzuata ve işleyişe hakimdir ve neyin nasıl yapılacağını çok iyi bilirler. Bu kişiler yıllardır o kurumda çalışan, kurumun her şeyini çok iyi bilen ve kullanıcı tiplerine göre nasıl hareket edilmesi gerektiğini bilen kişilerdir. Bilgi İşlem’e doğru bilgiyi aktardıktan sonra sisteme yansıtma işlemi Bilgi İşlem tarafından yapılır.
İkinci ve en sıkıntılı durum ise A birimindeki kullanıcıların mevzuata ve işleyişe, kurumun kullanıcı tiplerine hakim olmaması durumlardır. Bu durumda Bilgi İşlem’e mevzuat ve işlemler yanlış aktarılır ve doğal olarak sistem yanlış çıktı üretir. Bu durum kullanıcı tarafından bilgilendirme mesajı, BİMER’e şikayet ve dava olarak geri dönebilir.
Kamu Kurumlarının Sistemleri Arasındaki Tutarsızlıklar
İlk bölümde anlattığım işten ayrılan kişinin çalışma durumunun farklı kurumlarda nasıl göründüğü noktasıdır kurumlar arasındaki entegrasyon sıkıntıları. Çoğu kurum maalesef “kendince” doğru ve “en hızlı geliştirilebilecek” yöntem ile diğer kurumlarla entegrasyonu sağlar. Çünkü entegrasyon bazı kurumlar için arkaplana atılacak, gereksiz zaman kaybı bir iş gibi algılanmaktadır maalesef. Bu sebeple bazı kamu kurumları arasındaki verilerin senkronize olmaması durumlar çok sık karşımıza çıkmaktadır.
Kamu kurumlarının entegrasyonunun sağlanması sadece Bilgi İşlem birimlerinin birbiriyle anlaşması ile gerçekleşmiyor. Kurumlar arası Bakan ya da Genel Müdür seviyesinde her işlem için protokol yapılması gerekmektedir. Sistem üzerinde bir eksiklik fark edildiyse ya da geliştirilmesi gereken bir nokta var ise bu işlemlerin yeni bir protokol üzerinden yapılması gerekmektedir. Bu süreç kısa sürede olmayacaktır. Birimler de protokol olmadan işlem yapmalarının uzun vadede sorun teşkil edebileceği için işlemleri doğal olarak yapmamaktadırlar. Oluşan sorunların çözümü için de bu vaktin geçmesi, entegrasyon aşamalarının netleştirilerek protokollerin güncellenmesi beklenmektedir.
Her Kurumun Kendine Has Hesaplama Yöntemi Var
İlk bölümde anlattığım maaş hesaplaması durumu, özellikle ücretli (4A ve 4B) çalışanların maaşlarında fark eden bir durumdur. Her kamu kurumunda aynı işi yapan aynı seviyedeki kişilerin brüt maaşları aynı, kesinti oranları aynı olmasına rağmen kişilerin eline geçen net maaşları farklılık gösterebilmektedir. Bu farklılıklar çok düşük meblağlar dahi olsa kişi ya da devlet zarara uğratabilmektedir.
Benzer durumlar kurumların muhasebeleri için de geçerli olabilir. Maliye Bakanlığı muhasebe işlemlerinin ana hesaplarını her yılın başında belirlemektedir. Belirlenen bu hesapların altındaki hiyerarşi ise kurumlara bırakılmıştır ve her kurumda doğal olarak farklılıklar olmaktadır. Her sistem birbirinden farklı çalıştığı için Maliye Bakanlığı’nı ya da Hazine Müsteşarlığı’nı veri talebinde bulunduğuda her kurum kendi sisteminde bu verileri hazırlamak için çalışma yapmak durumunda kalmakta, kimi durumlarda veriler tutarlı aktarılamamaktadır (ilgili kurumun muhasebe sistemlerinde yaşanan sorunlar sebebiyle).
Bilişim Bakanlığı’nın Üstleneceği Rol
Çözüm noktasına baktığımızda yıllardır bir “hayal” olarak nitelendirilen ancak uzun vadeli, kaliteli bir ekiple yapılacak titiz bir çalışma ile hayata geçirilebilecek tek bir çözüm var: “Bilişim Bakanlığı” ve “Kamu Kurumları Bulut Bilişim Sistemi” .
Bilişim Bakanlığı’nın Yapacakları
2 yıl önce gündeme gelen (önceki yıllarda da gündeme gelmişti ama ismini en çok 2 yıl önce duyduk) ve sonra kendisiyle ilgili başka haber yapılmayan “Bilişim Bakanlığı” isminde, bilişim sektörünün (projeler, kamu kurumlarının altyapıları, özel sektör altyapıları vs) tek elden yönetilip koordine edilebildiği bir bakanlığın kurulması gerektiği düşüncesindeyim. Özellikle kamu kurumlarının altyapılarını bir bulut sistemi ile merkezileştirilip, sonraki aşamada ise merkezi uygulamalar (projeler) ile kamu kurumlarının ortak yaptıkları işlemleri (bordro, muhasebe, insan kaynakları vs) bakanlık tarafından kurumların isteklerine göre herkesin kullanabileceği bir şekilde geliştirilip kurumların kullanımına sunulabilir. Bu süreç 15 yıl öncesinde de gündeme geldi, kurumlarla toplantılar yapıldı, sonuç alınamadı. 10 yıl öncesinde de gündeme geldi, aynı süreç tekrar etti, sonuç alınamadı. Birkaç yıl önce de gündeme geldi, aynı süreç maalesef yine tekrar etti ve sonuç alınamadı. Şu an gündemde mi bilmiyorum ama gündeme getirirken kurumlara “nasıl yapalım?” sorusu sorulduğu an kurabiyeler yudumlanıp çaylar içilmeye başlanabilir çünkü toplantı 5 dakika içinde çok farklı yerlere gidecek, saatler sonra “bu iş olmaz, hayal dünyasında yaşamayalım” denip çıkılacaktır.
Şu an kullandığımız cep telefonları “Uzay Yolu” filmini izlediğimizde bize hayal ötesi gibi görünürken şu an cep telefonuyla doktora gitmeden sağlık kontrolleri bile yapılabiliyor. Kullandığımız her teknoloji bir zamanlar “hayal ürünü” olarak tanımlanmış ve çok az kişinin inancı ve gayreti ile bugün hayatımızın vazgeçilmezleri olmuştur. Türkiye için kendi bilişim altyapısını kurma da şu an için “hayal” olarak tanımlanabilir fakat bu hayalin peşinden gidebilecek, ülkemizde bu altyapıyı hazırlayabilecek her biri kendi alanında uzman yüzlerce kalifiye mühendisimiz varken bu gücü kullanarak bu altyapıyı en mükemmel şekilde hazırlayabileceğimizi bugün hayal ediyorum ve buna inanıyorum.
İlk Aşama: Bulut Sistemi
Her kurum kendi donanım ve yazılım altyapısına sahiptir. Bu altyapılar kimi kurumda uzun vadeli düşünülüp şu anki ihtiyacın çok üstünde özelliklerle alınabiliyorlar, ki kamu kurumlarında ihale süreci çok sıkıntılı bir süreç olduğu için sürekli alım yapılamayacağından uzun vadeli planlar yapılarak alımlar bu planlar doğrultusunda gerçekleştiriliyor.
Bilişim Bakanlığı bünyesinde kurulacak olan “Bulut Sistemi” üzerinde kurumlar tüm uygulamalarını yerleştirip vatandaşların ve kendi iç kullanıcılarının kullanımına sunabilecekler. Her kurumun kendi donanımı olmayacağı için donanım ve altyapı ekipleri “Bulut Sistemi” ekibi olarak Bilişim Bakanlığı bünyesinde birleştirilip merkezi altyapıdan sorumlu hale getirilecektir.
Bulut Sistemi sadece donanım, ağ iletişimi, güvenlik ve işletim sisteminden oluşacaktır. Hangi kurumun hangi özelliklerde kaç sunucuya ve hangi işletim sistemine sahip olacağı, kurum içi ve internet uygulamalarının yayınlanması ve ağ iletişimi tercihleri, Bilişim Bakanlığı ve ilgili kurum arasındaki protokollerle belirlenecektir. Kurum kendi uygulamalarını, Bulut Sistemi üzerinden aldığı sunucularda barındıracak ve yayınlayacaktır.
İlk aşamada Bulut Sistemi’nin gelmesi ile her kurum kendi içinde kurum içi iletişimi sağlamak, uygulamaları geliştirmek ve kullanıcı desteğini vermek için gerekli bilişim (yazılım, ağ iletişimi, analiz, destek) personellerini bünyesinde barındırması yeterli olacaktır.
İkinci Aşama: Ortak Uygulamalar
İkinci aşamada kamu kurumlarının Bordro, İnsan Kaynakları, Muhasebe gibi ortak uygulamaların merkezi bir noktadan geliştirilmesi ve kurumların kullanımına sunulması aşamasıdır. Bu sistem sayesinde her kurumun parasal işlemleri gerekli görüldüğü noktada anlık olarak takip edilebilecek, kurum bazlı raporlar tek noktadan kolaylıkla alınabilecektir. Bu uygulamaların geliştirilmesi için Bilişim Bakanlığı tarafından bir “Yazılım Üssü”nün kurulması gerekmektedir. Bu üste kamu kurumlarında veya kamu kurumlarıyla projeler geliştirmiş mühendislerin yazılım geliştirici olarak, kurumların Bilgi İşlem dairelerinde, ortak geliştirilecek uygulamalarla ilgili mevzuata ve işleyişe hakim kişilerden oluşturulacak analiz ve test ekiplerinin (her uygulama için bir analiz bir test ekibi), uygulamalar arası entegrasyonun ve iletişimin sağlıklı yürüyebilmesi için “entegrasyon ekibi” adı verilebilecek (farklı isim de olabilir), bütün uygulamalara, mevzuata ve işleyişe hakim ve yazılım geliştirme tecrübesine sahip, diğer ekiplerden tamamen farklı bir koordinasyon ekibininin oluşturulması sağlanmalıdır. Peki bu ekip üyeleri nasıl çalışmalı?
Ortak Uygulamaların Analizi
Kamu kurumlarının mevzuatları ortak olsa da her kurumun kendine has, kullanıcılara uyarlanmış işleyişi bulunmaktadır. Kurumların ortak uygulamaya geçişinin “hayalden öteye gidemez” diye düşünülmesinin temel sebebi de budur: alışılagelmişin dışına çıkmak istememe ve standartlardan kaçınma. Hangi kuruma giderseniz gidin şu cümleyle karşılaşma ihtimaliniz çok yüksektir: “A kurumunda bu iş şöyle yapılıyor ama biz şöyle yapıyoruz. B kurumunda ise daha farklı yapıyorlar”. Girdi ve çıktı aynı olmasına rağmen işleyiş farklılıklarının olması, kimi kurum işlemi en kısa yöntemle gerçekleştirirken kimi kurum (ya da kullanıcılar) süreçleri olabildiğince uzatabiliyor, kullanıcıların çalışma performanslarına veya yoğunluklarına göre esnetebiliyorlar.
Tüm bu süreçlerin kurumlarla ortak toplantılar çerçevesinde “analiz ekipleri”nin liderliğinde anlatılması, “en doğru” sürecin belirlenmesi ve bu süreç kullanılarak standart bir sistemin oluşturulması sağlanmalıdır. Her kurumun süreci kendine göre doğru iken “en doğru” süreci tespit etmek için belli başlı kriterler belirlenmelidir: “Kullanım kolaylığı, sistemin performansı, işlemleri en kısa sürede ve en alt detayları kolaylıkla tanımlanacak şekilde gerçekleştirebilme” gibi.
Analiz toplantılarında en sık yapılan hatalardan biri “Nasıl yapalım? Sizin işleyişiniz için nasıl uygun olur?” sorusunun sorulmasıdır. Bu soru sorulduğu an toplantı bitmiş demektir çünkü herkesin işleyişi farklı olduğu için her kurum kendi işleyişinin “doğru” olduğunu kabul eder ve o yönde baskı kurmaya çalışır. Bunun yerine “Bu işlemi nasıl yapıyorsunuz, anlatır mısınız?” diyerek kurumların süreçleri nasıl işledikleri öğrenildikten sonra nasıl standart bir yapı oluşturulacağı konusunda “analiz ekibi” çalışmalarına başlamalıdır. Aksi durumda yıllardır süregelen döngü tekrar edecektir.
Ortak Uygulamaların Geliştirilmesi
Analiz sürecinde yazılım geliştirme ekibinden en az 1 kişinin bulunması (ki bunlardan birinin yazılım geliştirme altyapısınsa sahip bir proje yönetici olması gerekir), yapılması planlanan farklı işlemlerin birbiriyle uyumunu, performans konusunda getireceği avantaj ve dezavantajlarını düşünerek analiz ekibini gerekli yerlerde uyarması açısından faydalı olur.
Analiz sürecinde altyapı yazılım geliştirme ekibi, kodlama standardı, veritabanı standardı ve mimari yapıyı (vb) belirleyerek altyapı çalışmalarına başlar. Analiz sürecinin tamamlanmasının ardından proje yöneticileri, ekip liderleri, veritabanı uzmanları ve yazılım geliştirme ekibi, oluşturulacak planlar dahilinde uygulamaları geliştirirler. Yazılım geliştirme ekibi uygulamaları geliştirirken altyapı ekibi ile senkron şekilde çalışırlar. (Bu durum, yapılabilecek kaba senaryolardan bir tanesidir, çoğaltılabilir, detaylandırılabilir. Genel hatlarıyla süreci örneklendirdim.)
Ortak Uygulamaların Testleri
Kamu kurumlarının uygulamalarında sorun yaşanmasının en büyük sebeplerinden biri testlerin doğru ve yeterli yapılmamasıdır. Belki test uzmanı olmayan kurumlar bile olabilir. Peki testler hangi aşamalarda yapılmalıdır?
- Uygulamalar geliştirildikten sonra test uzmanlarına açılmalı, test uzmanlarına süreçler anlatılmalıdır. Test uzmanları hem dummy user gibi hem de süreci bilen bir kullanıcı gibi testlerini yapmalıdır. Test uzmanı onay verdikten sonra uygulama yayına alınmalıdır.
- Uygulamanın yayına alınması işlemi tamamlandıktan hemen sonra test uzmanı ya da uygulama sahibi (alan uzmanı ya da uygulamanın destek personelleri) tarafından test edilmelidir. Her ne kadar uygulamalar “sorunsuz” gibi görünse de yazılımcının ortamlar arası aktarım sırasında gözünden kaçırdığı en ufak bir hata, kullanıcıya büyük bir sorun olarak geri dönebilir. Bu sebeple proje yayına alındıktan hemen sonra test edilmelidir. Bu aşamada testlerin yapılmamasının nedenlerinden biri de, projelerin mesai bitiminden sonra ya da haftasonu yayınlanması, kişilerin mesaiye kalmak istememelerinden de kaynaklanıyor olabilir. Bu durumla ilgili gerekli yasal düzenlemeler ve fazla mesai tanımlamaları da bakanlık tarafından düşünülebilir.
Üçüncü Aşama: Kamu Bilgi İşlemlerin Yazılım Üssünden Çalışması
Önceki bölümlerde “Yazılım Üssü” diye tanımladığım ve ortak uygulamaların geliştirildiği yere, ortak uygulamalar geliştirildikten (ikinci aşama da başarıyla tamamlandıktan) sonra tüm kamu kurumlarının bilgi işlem personellerinin aktarılması üçüncü aşamadır. “Yazılım Üssü”nün geniş ve imkanları bol bir kampüs içerisinde bulunması, özellikle yakın gelecekte sektöre giriş yapacak olan Z kuşağı ve şu an sektörde önemli bir yere sahip olan Y kuşağı kişilerin huzurlu ve keyifli çalışmasını sağlayacak etkenlerden biri olacaktır. Tüm kamu kurumlarının kendi özel uygulamalarını geliştiren yazılım, test ve analiz ekipleri üste yer alacak, kurumlarda sadece uygulamalarda oluşan sorunlarla ilgilenmesi için yazılım destek personelleri bırakılacaktır. Böylelikle kamu kurumlarının Bilgi İşlem birimleri tamamen kurumlardan soyutlanmış olacak, böylelikle hem Bilgi İşlem birimlerinin verimi artırılacak (“çok acil hemen şu işi yap” diye başında bekleyen kurum personeli olmayacak) hem de ilk iki aşamadaki süreç zarfında Bilgi İşlem’e iş taleplerinin merkezi sistemler üzerinden ulaşması sağlanacaktır. Birimlerle toplantı yapılması gereken durumlarda toplantılar online olarak yapılabilecek, böylelikle zaman kaybının önüne geçilecektir.
Sonuç
Kamu Kurumlarının Uygulamaları’nın geliştirilmesi, uygulamaların bir standartta olması, yazılım ekiplerinin standart bir yapıda olması (her kurumun analiz, test, destek, altyapı ve yazılım ekiplerinin olması), en önemlisi “Kamu Bulutu”nun oluşturulması, Bilişim Bakanlığı’nın kurulma aşamasında düşünülmesi gereken ve ülke ekonomisine uzun vadede çok büyük katkı sağlayacak operasyonlardır.
ÖncekiYazı:
Bilişim Bakanlığı Neden Kurulmalı?
Sonraki Yazı: